Kỳ 3: Những điểm chính yếu cần nắm trong việc xây dựng và vận hành Hệ thống KPI tại Công ty Phát triển thủy điện Sê San.
1. Các khái niệm quan trọng chi phối đến KPI.
2. Các đặc trưng của một KPI
Một công việc/chỉ tiêu (mục tiêu) công việc chỉ được gọi là một KPI khi thỏa mãn tiêu chí SMART.
- Cụ thể (Specific): phải cụ thể.
- Đo lường (Measurable): phải đo lường được bằng số.
- Đạt được (Achievable): có thể đạt được.
- Thực tế (Realistic): phải thực tế với kế hoạch đề ra.
- Có thời hạn (Time - bound): trả lời cho câu hỏi mục tiêu được thực hiện/kết thúc khi nào?
3. Nguyên tấc xây dựng KPI
“Không có gì là quan trọng nếu như mọi thứ đều quan trọng”.
=> KPI của một cá nhân không phải là tất cả công việc/nhiệm vụ được giao? Hãy tìm kiếm khoảng 20% công việc/chỉ tiêu quan trọng nhất để đánh giá, nó sẽ phản ánh đúng đến 80% thành quả lao động của bạn.
Hình tượng hóa tỉ lệ KPI của một cá nhân:
4. Quy định thẩm quyền phê duyệt KPI cá nhân
|
Stt
|
KPI cá nhân
|
Cấp phê duyệt
|
|
1
|
Phó Giám đốc
|
Giám đốc
|
|
2
|
Trưởng đơn vị
|
Giám đốc
|
|
3
|
Phó đơn vị
|
Trưởng đơn vị
|
|
4
|
Nhân viên thuộc đơn vị
|
Trưởng đơn vị
|
5. Quy định về theo dõi đánh giá KPI cá nhân
- Trưởng các đơn vị có trách nhiệm theo dõi (mở sổ hoặc bằng các phương pháp thích hợp khác) KPI cá nhân người lao động trong đơn vị mình và thường xuyên cập nhật kết quả thực hiện để làm cơ sở đánh giá;
- Định kỳ 6 tháng, Trưởng đơn vị đánh giá nhân viên bằng phương pháp so sánh kết quả thực hiện với chỉ tiêu đã xác lập đầu kỳ làm cơ sở điều chỉnh hành vi/nhiệm vụ;
- Kỳ đánh giá cuối năm là kết quả cuối cùng đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân trong cả năm. Phòng Tổ chức - Nhân sự tổng hợp, lập báo cáo kết quả đánh giá của các đơn vị, người lao động trong toàn Công ty báo cáo Giám đốc xem xét quyết định.
- Mục tiêu Công ty, chỉ tiêu các đơn vị và KPI cá nhân được xác lập từ đầu năm có thể được điều chỉnh theo tần suất sáu tháng một lần căn cứ vào tiến độ, kết quả và năng lực thực hiện.
6. Quy định tiêu chuẩn phân loại cá nhân
|
Stt
|
Xếp loại
|
Kết quả thực hiện
|
Tương đương
|
|
1
|
Xuất sắc
|
KPI cá nhân đạt ≥ 120% trở lên
|
≥ 3,6 điểm
|
|
2
|
Vượt yêu cầu
|
KPI cá nhân đạt từ 110% đến dưới 120%
|
≥ 3,3 điểm
|
|
3
|
Đạt yêu cầu
|
KPI cá nhân đạt từ 90% đến dưới 110%
|
≥ 2,7 điểm
|
|
4
|
Chưa hoàn thành
|
KPI cá nhân đạt từ 80% đến dưới 90%
|
≥ 2,4 điểm
|
|
5
|
Không đạt
|
KPI cá nhân đạt dưới 80%
|
< 2,4 điểm
|
=> Đối với Sê Sê San: Thang điểm đánh giá KPI cá nhân lớn nhất là 5 điểm.
7. Quy định tỷ lệ What – How trong xây dựng tiêu chuẩn đánh giá KPI
- Đánh giá hiệu quả công việc (What): 80%
- Đánh giá năng lực chung (How): 20%
8. Quy định thang điểm đánh giá hiệu quả công việc (What):
a) Đối với các chỉ tiêu công việc mà thước đo hiệu suất thuộc loại càng lớn càng tốt hoặc càng nhỏ càng tốt.
- Điểm 5: Kết quả đạt được từ 120% trở lên.
- Điểm 4: Kết quả đạt được từ 110% đến dưới 120%.
- Điểm 3: Kết quả đạt được từ 90% đến dưới 110%.
- Điểm 2: Kết quả đạt được từ 80% đến dưới 90%.
- Điểm 1: Kết quả đạt được dưới 80%.
b) Đối với các chỉ tiêu công việc mà thước đo hiệu suất thuộc loại đạt/không đạt (ví dụ: các chỉ tiêu về chấp hành quy trình; chấp hành nội quy; …)
- Điểm chuẩn là 3,5 điểm: Kết quả đạt được 100%.
- Mỗi lỗi vi phạm và/hoặc không đạt trừ 0,5 điểm/lỗi/vi phạm.
9. Quy định thang điểm đánh giá năng lực chung (How):
- Điểm 5: Thể hiện đầy đủ các hành vi theo yêu cầu của “Khung năng lực” trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao một cách xuất sắc, được lãnh đạo Công ty, khách hàng ghi nhận.
- Điểm 4: Thể hiện đầy đủ các hành vi theo yêu cầu của “Khung năng lực” trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao một cách thường xuyên, được các cá nhân, đơn vị trong Công ty ghi nhận.
- Điểm 3: Thể hiện đầy đủ các hành vi theo yêu cầu của “Khung năng lực” trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Điểm 2: Có những bằng chứng cho thấy thể hiện hành vi chưa đáp ứng yêu cầu của “Khung năng lực”.
- Điểm 1: Thường xuyên vi phạm, thể hiện hành vi không đáp ứng theo yêu cầu của “Khung năng lực” (02 lần trở lên trong 01 tháng).