Kỳ 1: Khởi động xây dựng và áp dụng hệ thống KPI
Cụ thể hóa chủ đề hoạt động năm 2016 “Nâng cao năng lực quản trị” của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và với mong muốn xây dựng Công ty Phát triển thủy điện Sê San trở thành đơn vị có năng lực quản trị tốt nhằm hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật trong sản xuất, kinh doanh được giao. Từ cuối năm 2015, Ban lãnh đạo Công ty đã chủ động xúc tiến đánh giá năng lực thực tại và xây dựng tầm nhìn, chiến lược cho các giai đoạn hoạt động tiếp theo của Công ty.
Tại quyết định số 2968/QĐ-TĐSS ngày 31/12/2015 về việc ban hành “Chiến lược sản xuất kinh doanh giai đoạn 2016-2020” của Công ty Phát triển thủy điện Sê San, Ban lãnh đạo Công ty đã xác định rõ chiến lược lựa chọn của Công ty là “Chiến lược dẫn đầu chi phí thấp”. Chiến lược của Công ty cũng đã chỉ rõ được 15 mục tiêu chính trong giai đoan 2016-2020 mà tập thể lãnh đạo và người lao động phải nổ lực thực hiện để hoàn thành sứ mệnh, tiệm cận tầm nhìn đã xác lập.
Để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu chiến lược đề ra, Ban lãnh đạo Công ty đã tổ chức nhiều cuộc họp nhằm thảo luận, đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu và những cơ hội, thách thức của Công ty, cũng như tìm tòi xây dựng, áp dụng công cụ quản lý tiên tiến, phù hợp với tình hình thực tế Công ty. Một trong những công cụ quản lý hiện đại được Ban lãnh đạo và những cán bộ quản lý cấp trung của Công ty đồng thuận áp dụng cao đó là công cụ quản lý hiệu quả công việc (KPI) theo tư duy thẻ điểm cân bằng (BSC), song song với việc duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (đang được Công ty tiến hành chuyển đổi sang tiêu chuẩn ISO 9001:2015), Vilas ISO/IEC 17025:2005 và công cụ cải tiến năng suất Kaizen-5S...
Về cơ bản, KPI - Key Performance Indicators, là một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. KPI là 1 công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên; Vì vậy KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của Công ty, tự quản lý công việc của nhóm, tự quản lý công việc của cá nhân… Hay nói cách khác KPIs chính là mục tiêu công việc mà cá nhân, tổ/nhóm, phòng/ban… cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.
Trong khi đó “Phương pháp Thẻ điểm cân bằng (Balanced Score Card - BSC) là hệ thống xây dựng kế hoạch và quản trị chiến lược, được Công ty sử dụng nhằm định hướng hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn và chiến lược của Công ty nhằm nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ và bên ngoài, theo dõi hiệu quả hoạt động của Công ty so với mục tiêu đề ra, nó mang đến cho các nhà quản lý một cái nhìn cân bằng hơn về toàn bộ hoạt động của Công ty. Thẻ điểm cân bằng là một hệ thống nhằm chuyển hóa tầm nhìn và chiến lược của Công ty thành những mục tiêu và thước đo cụ thể thông qua việc thiết lập một hệ thống đo lường thành quả hoạt động trên bốn khía cạnh tài chính, khách hàng, hoạt động nội bộ, học tập và phát triển.
Thẻ điểm cân bằng là một hệ thống quản lý chiến lược.
Cấu trúc Thẻ điểm cân bằng:
Lợi ích của BSC và KPI:
Để khởi động cho quá trình xây dựng và áp dụng công cụ KPI, trong 3 ngày 26, 27, 28 tháng 11 năm 2015, Ban lãnh đạo Công ty đã mời chuyên gia Ngô Đình Đức, Tổng Giám đốc Công ty cổ phần L&A đến trình bày các kiến thức nền tảng trong việc xây dựng hệ thống đo lường hiệu quả công việc tại đơn vị.
Chuyên gia đang hướng dẫn xây dựng, áp dụng hệ thống KPI&BSC tại Công ty
Giám đốc Công ty chủ trì xác lập mục tiêu chiến lược Công ty
Sau khi tổ chức thành công khóa đào tạo kiến thức cơ bản về KPI và BSC cho người lao động, Ban lãnh đạo Công ty đã quyết liệt triển khai với các quyết định thành lập Ban chỉ đạo, Tổ thư ký xây dựng KPI cùng với lộ trình thực hiện chi tiết. Sau 5 tháng triển khai sâu rộng từ cấp lãnh đạo cao nhất đến toàn thể người lao động trong Công ty, đến 31/3/2016 với Quyết định số 482/QĐ-TĐSS về việc ban hành “Hệ thống quản lý hiệu quả công việc” và đến 29/4/2016 với Quyết định số 703/QĐ-TĐSS về việc thông qua “Bảng chỉ tiêu công việc và thước đo KPI cá nhân”, có thể nói bước đầu Công ty Phát triển thủy điện Sê San đã cơ bản khởi động thành công việc xây dựng và đưa vào áp dụng hệ thống KPI trong quản trị công việc theo mục tiêu tại Công ty.
Trên cơ sở nền tảng hệ thống KPI đã thiết lập, Công ty, các đơn vị trực thuộc và toàn thể người lao động tại Công ty đã bước vào một guồng quay mới với mục tiêu là ngày càng nâng cao hơn nữa hiệu quả công việc của từng cá nhân, đơn vị cũng như của toàn Công ty.
Thời gian từ 01/5/2016 đến 31/12/2016 được Lãnh đạo Công ty xác định là thời gian vận hành thử hệ thống. Cuối năm 2016, Ban chỉ đạo xây dựng Hệ thống quản lý hiệu quả công việc sẽ tiến hành đánh giá, tổng kết để rút ra những kinh nghiệm trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống tại Công ty.
Hy vọng với tầm nhìn chiến lược của mình cùng với việc áp dụng một cách khoa học các công cụ quản lý hiện đại sẽ mang lại cho Công ty Phát triển thủy điện Sê San một diện mạo mới với cốt lõi là hiệu quả cao trong thực hiện công việc, dẫn đến hoàn thành tốt nhất “Chiến lược dẫn đầu chi phí thấp”.
Mời xem Kỳ 2: Cấu trúc thành phần Hệ thống KPI tại Công ty Phát triển thủy điện Sê San.