A. Những yếu tố cần lưu ý về thẻ điểm cân bằng và chỉ số đo lường hiệu suất
Yếu tố then chốt để thực hiện thành công Thẻ điểm cân bằng là phải được thiết kế đúng, cấu trúc rõ ràng, thể hiện chỉ số đo lường kết quả kinh doanh chính xác.
Bên dưới là danh sách giúp bạn kiểm tra Thẻ điểm cân bằng và chỉ số đánh giá công việc trong Công ty hoặc một Đơn vị kinh doanh.
Kiểm tra các cấu trúc của Thẻ điểm cân bằng (BSC - Balance Scoredcard)
Dưới đây là danh sách kiểm tra cấu trúc của BSC. Hãy chắc chắn rằng BSC bằng không bị quá tải thông tin.
1. Số lượng các hạng mục và các chỉ số: Kiểm tra số lượng các hạng mục và các chỉ số. Mỗi cấp độ của BSC nên bao gồm khoảng 3-5 hạng mục. Mỗi hạng mục nên bao gồm 3-5 chỉ số. Nếu có nhiều hơn hạng mục hoặc các chỉ số, xem xét việc sắp xếp lại chúng.
2. Hạng mục hàng đầu: 04 hạng mục được đề nghị mặc định của BSC là: Tài chính, Quan hệ khách hàng, Đào tạo và tăng trưởng, Quy trình kinh doanh nội bộ. Nếu bạn có ít hơn 04 hạng mục này thì cần chắc chắn rằng bạn đã mô tả đầy đủ đơn vị kinh doanh hoặc quy trinh kinh doanh của công ty bạn. Nếu bạn có nhiều hơn các hạng mục này thì cần đảm bảo rằng các hạng mục này không bị trùng lắp.
3. Nguồn số liệu: Nguồn gốc của dữ liệu cho BSC của bạn đến từ đâu? Một số chỉ tiêu sẽ tự động đọc thông tin từ cở sở dữ liệu của bạn; một số sẽ đòi hỏi người thực hiện phải tự nhập dữ liệu của mình. Hãy chắc chắn rằng BSC có hướng dẫn rõ ràng về cách nhập dữ liệu, những hướng dẫn này nên bao gồm người có trách nhiệm, thời gian và cách hướng dẫn.
Kiểm tra Chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs)
Bên dưới là danh sách kiểm tra các Chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs). Hãy chắc chắn rằng bạn đang sử dụng KPIs để đo lường kết quả không phải là quá trình.
1. Kết quả KPIs theo định hướng: Hãy chắc chắn rằng tất cả các chỉ số thực hiện chính của bạn là đo lường kết quả. Trong quá trình thực hiện đo lường là quan trọng nhưng kết quả cuối cùng là những gì bạn cần. Ví dụ: nếu bạn đo lường hiệu quả của các trung tâm cuộc gọi, số lượng cuộc gọi có thể là một ý tưởng tốt nhưng mục tiêu của bạn trong trường hợp này là tạo ra các cơ hội, vì vậy ý tưởng tốt hơn là đo lường số lượng cơ hội được tạo ra từ các cuộc gọi.
2. Kiểm tra tầm quan trọng của chỉ số đánh giá thực hiện công việc: Tầm quan trọng cuối cùng của KPI phụ thuộc vào trọng số của nó so với KPI khác cùng thể loại và trọng số của thể loại gốc. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu khái niệm này. Một KPI có trọng số là 8 trên 10 và 2 cái khác chỉ có trọng số là 1 trên 10, có thể là một ý tưởng tốt để loại bỏ các chỉ số không quan trọng trong quá trình kinh doanh hoặc cập nhật trọng số của nó.
3. Bảo đảm rằng chỉ số đo lường được: Hãy chắc chắn rằng mỗi chỉ số có một mô tả của nó và cách thức đo lường. Cách tốt nhất là nên thử nghiệm với một người không làm việc trong công ty bạn, nếu người đó có thể đo lường giá trị chỉ số theo hướng dẫn của bạn đúng cách thì chỉ số đó đo lường được.
Nhân viên của bạn là những người sẽ làm việc với bạn trên BSC để cải thiện hiệu suất của công ty. Hãy chắc chắn rằng những người này có tất cả các công cụ cần thiết:
1. KIPs và trách nhiệm: Kiểm tra việc cập nhật các chỉ số nếu mỗi nhân viên chịu trách nhiệm một KPIs. Nếu đã có sẵn lịch trình và các thuật toán để cập nhật.
2. Các kênh truyền thông: Kiểm tra xem các kênh giao tiếp giữa cấp quản lý và BSC. Làm thế nào cấp quản lý gửi dữ liệu đến BSC và bằng cách nào họ nhận được thông tin phản hồi từ BSC.
3. Nâng cao thông tin phản hồi: Kiểm tra xem nhân viên có thường xuyên gửi phản hồi về BSC cho các cấp quản lý. Nên có một thông báo chính thức để xem xét kỹ các ý kiến phản hồi và yêu cầu cải thiện.
4. Giới thiệu về BSC: Nên có một khóa học nội bộ để giới thiệu về các khái niệm BSC, cũng như cách sử dụng BSC trong công ty.
B. Quy trình xây dựng kpis cho một bộ phận, chức danh công việc
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
Các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng KPIs: có thể do các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòng/ban đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn).
- Người xây dựng KPIs thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban - người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban quá lớn thì việc xây dựng KPIs nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn.
- Ưu điểm của phương pháp này: các chỉ số KPIs do các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
- Nhược điểm của phương pháp này: có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPIs như: đặt mục tiêu quá thấp. Do đó, nếu xây dựng KPIs theo phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của bộ phận/phòng/ban.
Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn: khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban.
- Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
Bước 2: Xác định các KRAs (Keys Result Area) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ của Phòng).
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban và hệ thống các KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.
Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPIs cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPIs do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
Bước 4: Xác định các chỉ số KPIs (chỉ số đánh giá)
a. KPIs của bộ phận: Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.
b. KPIs cho từng vị trí chức danh:
- Xây dựng KPIs để cho người lao động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Do đó, các chỉ số KPIs được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPIs của từng bộ phận.
- Các chỉ số KPIs phải đảm bảo tiêu chí SMART và phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần.
- Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm. Tùy vào từng chỉ số KPIs, nội dung của từng chỉ số.
Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
- Thông thường điểm số được chia ra thành 2 - 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả.
- Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số.
Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng
Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định mỗi liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.
Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPIs linh hoạt trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên trong Công ty để chỉ tiêu đưa ra đưa vào sử dụng phát huy hiệu quả cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của Công ty, đặc biệt là mục tiêu trong quản lý nhân sự.
Nguồn: http://quantrinhansu-online.com