Kỳ 2: Cấu trúc Hệ thống KPI tại Công ty Phát triển thủy điện Sê San.
Ngay sau khi tổ chức thành công khóa đào tạo kiến thức cơ bản cho đội ngũ quản lý và toàn thể người lao động trong Công ty vào tháng 11/2015, Ban lãnh đạo Công ty đã quyết định thành lập Ban chỉ đạo, Tổ thư ký cùng với lộ trình thực hiện chi tiết để bắt tay xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống KPI tại Công ty. Đến 31/3/2016, về cơ bản bộ khung pháp lý để vận hành hệ thống được ban hành và phổ biến đến toàn thể cá nhân, đơn vị.
Theo đó, Hệ thống KPI Công ty Phát triển thủy điện Sê San được vận hành dựa trên các thành phần cấu trúc cơ bản như sau:
1. Chiến lược SXKD của Công ty giai đoạn 2016-2020
Đây được xem là tài liệu gốc của hệ thống. Các đơn vị và mỗi một cá nhân người lao động cần nắm cơ bản Chiến lược này để xác lập KPI đơn vị, tổ nhóm, cá nhân cũng như định hướng cho những hành động khác của mình.
Chiến lược sản xuất kinh doanh Công ty giai đoạn 2016-2020 bao gồm nhiều nội dung quan trọng, trong đó cần chú ý đến những nội dung chính yếu sau:
- Xác định tầm nhìn, Sứ mệnh và những Giá trị cốt lõi
- Xác định Chủ đề chiến lược:
- Xác định 15 Mục tiêu chính Công ty hướng đến vào năm 2020.
- Xác định 10 Mục tiêu chính Công ty cần đạt được vào cuối năm 2016.
2. Hệ thống tài liệu Văn hóa doanh nghiệp, gồm:
Văn hóa được xác định là linh hồn của doanh nghiệp. Đối với Công ty Phát triển thủy điện Sê San. Văn hóa doanh nghiệp được tạo thành từ những nội dung quy định đồng bộ trong các tài liệu sau:
- Tài liệu Văn hóa EVN,
- Tài liệu Văn hóa Công ty (QĐ 2091 ngày 15/10/2015),
- Quy tắc ứng xử,
- Trong năm 2016: Kế hoạch thực thi VHDN năm 2016,
- Để biết cá nhân và đơn vị mình, đơn vị bạn thực thi VHDN như thế nào và phải đạt được những tiêu chí cơ bản gì, người lao động cần nắm rõ Tiêu chí chấm điểm VHDN của Công ty.
3. Bảng Mô tả công việc các đơn vị
Người lao động cần tìm hiểu cụ thể tài liệu này để biết mình được giao những nhiệm vụ gì, các hoạt động lao động nào phải làm, mức độ quan trọng của các hoạt động đó, tiêu chí để đánh giá kết quả lao động cùng những quyền hạn, trách nhiệm, kiến thức chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm cần có.
4.Mục tiêu chiến lược Công ty năm 2016.
Mục tiêu của Công ty được thiết lập hàng năm dựa trên Chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty. Hàng năm mục tiêu được xây dựng và theo dõi, đánh giá dựa trên các số liệu thống kê. Mục tiêu của Công ty bao gồm đầy đủ bốn khía cạnh Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ và Học hỏi phát triển.
5. Ma trận chức năng các đơn vị:
Ma trận chức năng của đơn vị dùng để:
- Phân công chức năng nhiệm vụ của đơn vị cho các vị trí chức danh trong đơn vị.
- Phân loại nhiệm vụ đảm nhiệm chính, nhiệm vụ hỗ trợ.
Người lao động cần nắm Ma trận chức năng này để biết đối với một công việc của đơn vị thì cá nhân mình được giao là đảm nhiệm chính hay không, từ đó có hoạch định được hành động bản thân trong quá trình xác lập KPI và trong quá trình công tác.
6. Bảng chỉ tiêu công việc năm 2016 của các đơn vị
Đây chính là KPI của đơn vị. Chỉ tiêu của các đơn vị được thiết lập hàng năm, do Trưởng đơn vị thực hiện và Giám đốc Công ty phê duyệt.
Chỉ tiêu công việc cấp đơn vị được xây dựng hàng năm dựa trên Mục tiêu của Công ty, gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
7. Quy định đánh giá KPI:
Đây là tài liệu chính thức quy định trình tự, thủ tục xây dựng và đánh giá, các tiêu chí đánh giá KPI cá nhân. Do đó, người lao động cần phải nắm vững quy định này. Nắm vững quy định này thì việc đánh giá trở nên dễ thực hiện và có đồng thuận cao với người quản lý.
8. Bảng thiết lập và đánh giá KPI cá nhân:
Đây là tài liệu KPI cơ bản nhất của mỗi một cá nhân. Từng người lao động phải tham gia sâu vào quá trình xây dựng tài liệu này vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thành tích công tác của mình.
Hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc cho từng cá nhân người lao động: là tập hợp KPI cho các vị trí công việc, gắn liền với nhiệm vụ của vị trí công việc đó (Bảng chỉ tiêu công việc và đánh giá kết quả thực hiện công việc).
Trên cơ sở Chỉ tiêu công việc của các đơn vị được Giám đốc phê duyệt, các đơn vị thiết lập KPI cho người lao động trong đơn vị mình và nộp bản chính về Phòng Tổ chức – Nhân sự trước ngày 31 tháng 01 hàng năm. Phòng Tổ chức – Nhân sự làm đầu mối tổng hợp, tham mưu, trình Giám đốc ra quyết định phê duyệt KPI đã xác lập cho từng cá nhân trong toàn Công ty.
9. Bộ thước đo KPI cá nhân
Tại Công ty Phát triển thủy điện Sê San, quy định hàng năm Trưởng các đơn vị có trách nhiệm cùng với người lao động xây dựng KPI cho người lao động trong đơn vị và thước đo đánh giá kết quả đạt được của từng chỉ tiêu cụ thể, trình Giám đốc phê duyệt trước ngày 31/01 làm cơ sở thực hiện và đánh giá kết quả.
Về quy trình đánh giá, trình tự thực hiện đánh giá KPI cá nhân gồm 04 bước: Nhân viên tự đánh giá => Trưởng đơn vị đánh giá => Đối chiếu kết quả đánh giá => Hoạch định cho tương lai.
Các thành phần khung của Hệ thống KPI nêu trên phải được phổ biến đến từng người lao động, quản lý đồng thuận, thấu hiểu để thống nhất áp dụng. Bên cạnh đó, Công ty cũng đã quy định phương pháp để những người quản lý cấp trung và người lao động trực tiếp theo dõi, thống kê kết quả công việc, đánh giá hiệu quả công việc đã thực hiện.
Sự đồng thuận của người lao động và sự nhận lãnh trách nhiệm đánh giá một cách công tâm của cấp quản lý là mấu chốt để thực thi Hệ thống đánh giá hiệu quả công việc - KPI thành công.
Mời xem Kỳ 3: Một số điểm chính yếu cần nắm trong việc xây dựng và vận hành Hệ thống KPI tại Công ty Phát triển thủy điện Sê San.