Cho dù đó chỉ là một báo cáo ngắn về tiến độ thực hiện dự án hay một cơ hội để thu hút khách hàng tiềm năng, việc tổ chức cuộc họp đã trở thành xương sống trong hoạt động kinh doanh trên thế giới lâu đời hơn bất cứ ai quan tâm để nhớ đến. Nhưng những cuộc họp đó liệu có phải là thành phần thiết yếu của một doanh nghiệp thịnh vượng hay đó chỉ là truyền thống – nơi thời gian bị lãng phí?
Theo báo cáo từ Trung Tâm Nghiên Cứu Kinh Doanh Và Kinh Tế, nhân viên văn phòng dành trung bình 4 tiếng mỗi tuần để họp hành – đồng thời họ cũng cảm thấy rằng một nửa thời gian trong số đó đã bị lãng phí. Điều đó đồng nghĩa với việc tổng thời gian lãng phí cho một nhân viên là 2 tuần mỗi năm, đây là một tin tức không hề tốt lành cho cả nhân viên và ông chủ của họ. Có phải đã đến lúc chúng ta bớt thời gian để tổ chức những cuộc họp không cần thiết và tập trung nhiều hơn vào làm việc cho hiệu quả?
Dưới đây là bảy câu hỏi cực kỳ quan trọng bạn nên hỏi bản thân mình trước khi bắt đầu cuộc họp. Hi vọng rằng câu trả lời sẽ giúp bạn cải thiện hoặc quyết định xem bạn có nhất thiết thực hiện cuộc họp hay không.
1.Cuộc họp này có thực sự cần thiết?
Hãy bắt đầu với những nguyên tắc cơ bản – ý nghĩa của sự tồn tại ngững cuộc họp. Tự hỏi bản thân vài điều sau: Mục đích của cuộc họp này là gì hay tôi có thể nhanh chóng và dễ dàng đạt được mục đích bằng việc gửi mail hay thực hiện vài cuộc điện thoại? Nếu đó chỉ là việc chuyển tiếp thông tin hay đưa ra hướng dẫn, bạn có thể tiết kiệm thời gian của tất cả mọi người bằng việc truyền thông tin đến mọi người bằng kỹ thuật số. Trong những trường hợp như vậy việc tổ chức một cuộc họp là một điều không cần thiết và lãng phí thời gian, tài nguyên cũng như sự hiệu quả công việc của mọi người.
Ở một khía cạnh khác, nếu bạn cần thảo luận để lên ý tưởng, tranh luận về về những sự lựa chọn hay xây dựng mối quan hệ với đối tác mới… chắc hẳn đây là lúc cần đến việc tổ chức cuôc họp.
2. Bạn đã dùng 20 phút đầu tiên để giải thích ý nghĩa cuộc họp?
Đừng lãng phí thời gian quý báu của mọi người như vậy. Hãy gửi một email trước khi tổ chức cuộc họp, tóm tắt, giải thích về nội dung, những đề đang gặp phải và mục tiêu của cuộc họp. Bạn cũng nên gửi lịch cho tất cả những người cần tham gia trong cuộc họp đó. Nó cho phép họ biết những gì mong đợi, và giữ tập trung trong của họ cho tới giữa cuộc họp khi mà họ biết rằng cuộc họp sắp kết thúc.
3. Tôi có cần thiết có mặt ở đây?
Thỉnh thoảng Sếp – chính người tổ chức cuộc họp trở nên lười biếng. Họ có thể đang lẫn lộn trong các ý tưởng về việc cái gì là cần thiết để cải thiện sự đồng lòng. Trên thực tế là, không phải mọi cuộc họp đều cần sự tham gia của tất cả mọi người. Nếu một cuộc hợp được đề xuất hoàn toàn không mang đến cho bạn bất cứ điểm gì thì bạn hoàn toàn không có lý do gì để tham dự – kể cả là việc có mặt “cho đông đủ”.
4. Anh ấy có đang ngủ trên ghế?
Nếu bạn muốn có một cuộc họp được tổ chức có thể kết thúc nhanh, đừng làm cho những người tham dự dễ dàng thoải mái. Hãy đưa hết ghế ra ngoài, thay vào đó là cuộc họp đứng. Bạn có thể biết chắc là họ sẽ tìm cách đạt được mục tiêu chứ không tham gia cuộc họp chỉ để giết thời gian. Ngoài ra, chỉ cần lên lịch họp của bạn trước khoảng nửa giờ trước giờ ăn trưa – họ sẽ háo hức thảo luận và đi đến kết luận trước khi cuộc họp chiếm thêm giờ nghỉ trưa quý giá của họ.
5. Bạn có việc quan trọng đang cần làm?
Nếu cần soạn thảo hợp đồng với khách hàng mới trước buổi chiều và đồng nghiệp của bạn đang cố gắng kéo mười người vào phòng họp để quyết định xem màu sắc nào nên được dùng trong brochure, bạn biết ưu tiên cho cái gì rồi đúng không? Không cần thiết phải cảm thấy mình cần dự các cuộc họp được mời, đừng e ngại nói ra những lời từ chối lịch sự. Bạn hoàn toàn không mất gì hết. Bạn sẽ có nhiều thời gian hoàn thành công việc ưu tiên trong khi cùng lúc đó có một cái cớ để tránh một cuộc họp bực bội và không quan trọng.
6. Nó thực sự cần nhiều thời gian đến vậy?
Ngay cả những người làm việc giàu năng lượng nhất cũng nhận thấy mức độ tập trung của họ giảm sau một tiếng đồng hồ nên những khoảng thời gian sau mức (tạm gọi là) “giới hạn” ấy gần như không phát huy hiệu quả. Và nếu bạn cho phép diễn ra cuộc họp với thời gian dài 60 phút cho một vấn đề 10 phút, bạn sẽ thấy mọi người chỉ như đang kéo nó dài hơn cho vừa với cái thời gian định sẵn. Nếu có thể, cố gắng tổ chức một cuộc họp dài không quá 30 phút – khoảng thời gian đủ để giới thiệu ngắn gọn, thảo luận nhóm và đi đến quyết định mà không có ai ngủ gật hoặc phân tâm. Tất nhiên không cần giới hạn thời gian một cách máy móc, nếu bạn đạt mốc 30 phút mà mọi người vẫn tham gia, đầy năng năng lượng và ý tưởng thì cứ tiếp tục nó.
7. Hay là lớn quá?
Khi đến giai đoạn đưa ra quyết định, chắc chắn một điều: đây là khoảng khắc ồn ào với nhiều tiếng nói nhất. Cũng như những khó khăn của việc có rất nhiều quan điểm khác nhau để cùng thử và đối chiếu, bạn đang đứng trước áp lực khi dành rất nhiều thời gian để lắng nghe mọi người nói . Và đó là chưa kể bạn phải xem xét khi tổ chức cuộc họp là càng nhiều người thì càng có khả năng trễ nãi, gián đoạn và phải giải thích đi lại. Khoảng năm người là đủ cho việc xem xét một loạt các phương án lựa chọn và để không bị chết đuối trong một biển những ý kiến của quá nhiều người.
Ngay cả những người ủng hộ trung thành các cuộc họp kinh doanh cũng thừa nhận rằng một trong số đó là không thực sự cần thiết. Và đối với những người đang thường xuyên tham gia, sẽ có rất nhiêu cách để cải thiện các cuộc họp – về mặt thời gian, năng suất và những người tham gia một cách hằn học.