Giải quyết công việc hàng ngày trong đơn vị có nhiều hình thức khác nhau như trao đổi trực tiếp, trao đổi qua điện thoại, email, văn bản….nhưng làm sao thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự và mang lại hiệu quả cao là điều không hề dễ dàng. Khi thực hiện giải quyết công việc, nếu không thận trong, bạn rất dễ gây ra những sai sót, công việc không mang lại hiệu quả. Những hành vi xấu, không lịch sự trong giao tiếp còn khiến đồng nghiệp và Lãnh đạo có ấn tượng xấu, khó chịu với bạn. Thậm chí, có thể bạn còn trở thành một đồng nghiệp vô cùng đáng ghét.
Trong giao tiếp, mỗi hình thức giao tiếp có những ưu, nhược điểm khác nhau, tùy vào điều kiện công việc mà ta có thể chọn cách giao tiếp phù hợp để mang lại hiệu quả cao.
Nhằm hướng đến những quy tắc chuẩn mực, tạo thành thói quen trong giao tiếp để giải quyết công việc, PXSC Điện – Tự động tổ chức buổi phổ biến, thực hành quy tắc ứng xử của Công ty, cách giao tiếp thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự cho NLĐ Phân xưởng. Để đảm bảo thông tin thông suốt, dễ dàng truyền đạt đến người nhận thì cần phải có những quy tắc chung để dễ dàng thực hiện, tạo cảm giác tích cực khi truyền, nhận thông tin:
Trao đổi trực tiếp
Điều thú vị khi sử dụng hình thức này là ngoài việc sử dụng ngôn ngữ lời nói còn có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể như cử chỉ, ánh mắt, nét mặt... vì vậy nó giúp thông tin được kiểm soát một cách tốt nhất, người nghe cũng có thể phản hồi một cách kịp thời để giải quyết công việc. Vì vậy:
- Cần biết cách chọn ngôn từ chính xác, dễ hiểu khi giao tiếp trong công việc.
- Đừng ngại bộc lộ thẳng thắn quan điểm của mình trong suốt thời gian giao tiếp trong công việc với đồng nghiệp.
- Sử dụng ngữ điệu và giọng điệu phù hợp
- Để ý đến ngôn ngữ cơ thể
Trao đổi trực tiếp để giải quyết công việc hàng ngày
Chỉ huy trực tiếp công việc tại hiện trường
Trao đổi qua email (thư điện tử)
Trong thời kỳ bùng nổ công nghệ thông tin như hiện, thư điện tử đóng vai trò rất quan trọng trong cuộc sống. Ngày nay, email không những có thể truyền gửi được chữ, nó còn có thể truyền được các thông tin khác như hình ảnh, âm thanh, phim và đặc biệt các phần mềm thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích với kiểu tệp HTML. Việc sự dụng email để giải quyết công việc giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và trở nên phổ biến, hết sức tiện lợi. Khi bạn viết một email, tối thiểu bạn phải tuân thủ theo một định dạng chuẩn thông thường sau:
Người nhận: Gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng công cụ CC và BCC (CC viết tắt của Carbon Copy – tạo các bản sao tạm, được sử dụng khi để gửi email cho nhiều người cùng lúc và những người này sẽ cùng xem được danh sách những người nhận được nội dung mail. BCC viết tắt của Blind Carbon Copy – tạo ra các bản sao tạm, được sử dụng khi để gửi email cho nhiều người cùng lúc nhưng những người này sẽ không thể nhìn thấy danh sách những người nhận được nội dung mail. Vì vậy, để bảo mật danh sách nhận email thì tính năng BCC sẽ được sử dụng.
Chủ đề: Chủ đề rõ dàng gắn gọn, súc tích nhất... (phần này sẽ xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc mail của bạn)
Lời chào: Kính gửi:... ; Dear ....
Nội dung: Nội dung nên gắn gọn, súc tích, trình bày ý nào ra ý đó, nên gạch đầu dòng từng ý...
Chữ ký: Nên có Lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.
File đính kèm: Nếu bạn muốn gửi File đính kèm, tuyết đối không được quên file đính kèm... mọi người đánh giá rất thấp về sự đãng trí này.
Trao đổi qua điện thoại
Đây là hình thức giao tiếp nhanh và tiện lợi nhất hiện nay. Hình thức này giúp bạn có thể giải quyết công việc từ xa mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Nhưng chính vì không gặp trực tiếp nên việc giao tiếp này đòi hỏi rất nhiều kỹ năng để làm thế nào người nghe bên kia hiểu được nhưng thông tin mà bạn muốn truyền tải trong cuộc nói chuyện đó.
Khi bạn là người nhận được cuộc gọi: bạn cần giữ thái độ niềm nở và tích cực khi trả lời cuộc gọi. Bạn nên nghe máy ở hồi chuông thứ 2 hoặc thứ 3, không nên để chuông đổ quá lâu cũng không nên vội vàng bắt máy, vì bạn cần có thời gian chuẩn bị cho cuộc trò chuyện đó. Ngoài ra, là người nghe bạn cũng cần một số lưu ý sau: Đừng để người gọi độc thoại, giọng nói từ tốn, vừa phải. Nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trước mặt, không bất ngờ gác máy, nhắc lại nội cuộc trò chuyện…
Khi bạn là người gọi: Trước khi gọi điện cho người khác bạn cần chuẩn bị trước nội dung cho cuộc nói chuyện đó, việc làm này vừa giúp bạn chủ động vừa giúp bạn tiết kiệm được thời gian vàng ngọc của mình và cả của đối tác. Vậy để có được cuộc giao tiếp qua điện thoại thành công bạn cần rèn luyện những kỹ năng sau: Hãy xưng danh tính và mục đích cuộc gọi, cân nhấc giờ và thời điểm gọi. Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm. Chuẩn bị trước nội dung trao đổi, không sử dụng thuật ngữ chuyên ngành và nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi.
Trao đổi công việc qua điện thoại
Trao đổi qua văn bản
Trong thời gian qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu đã được Công triển khai và đạt được nhiều kết quả quan trọng. Việc áp dụng phần mềm E – Office đã giúp cho việc giảm thiểu các văn bản giấy, công tác lưu trữ cũng có nhiều thuận lợi, xử lý thông tin được nhanh chóng và có thể chuyển tới tất cả người lao động trong Công ty. Xử lý văn bản cũng cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Ưu tiên xử lý văn bản mang tính thượng khẩn – khẩn cấp - bình thường
- Đọc kỹ nội dung văn bản.
- Xem các thời hạn giải quyết công việc, phân quyền xử lý văn bản.
- Xử lý văn bản trong thời hạn được giao.
Qua buổi thực hành, NLĐ trong Phân xưởng đều lắm rõ những quy tắc ứng xử và giao tiếp trong công việc hàng ngày thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự. Điều này không những mang lại hiệu quả cao trong công việc mà còn mang lại tâm lý thoải mái cho người lao động trong và ngoài đơn vị, tạo mối gắn kết sâu sắc và sự thiện cảm của người lao động trong Phân xưởng sửa chữa Điện – Tự động nói riêng và Công ty phát triển thủy điện Sê San nói chung.