Hội họp là công việc thường xuyên và quan trọng trong công tác điều hành, sản xuất kinh doanh của Công ty. Các cuộc họp cũng là nơi thể hiện tác phong, hình ảnh, tinh thần và văn hóa làm việc chuyên nghiệp. Trong cuộc họp, ngoài những phần quan trọng như nghi thức, nội dung, … thì Văn hóa hội họp là vấn đề cần được quan tâm xây dựng.
Vì vậy, để cùng xây dựng văn hóa hội họp một cách hiệu quả, chuyên nghiệp, CBCNV Công ty luôn ghi nhớ và thực hiện tốt những nội dung sau:
1. Luôn Đúng giờ.
Luôn đi đúng giờ. Tốt nhất là đến trước để chuẩn bị tốt hơn, đúng giờ cũng thể hiện thái độ lịch sự, nghiêm túc, tôn trọng tập thể.
Trong trường hợp không thể tham dự được hoặc đến muộn cần báo cho người có trách nhiệm biết trước.
2. Trang phục phù hợp
Trang phục phải phù hợp với tính chất cuộc họp, đặc biệt với các cuộc họp quan trọng, bởi đây là cách gián tiếp thể hiện sự tôn trọng tập thể, đối tác, sự kiện, thể hiện tính chuyên nghiệp và văn hóa của người dự họp.
3. Chuẩn bị kỹ càng
- Tìm hiểu trước nội dung, địa điểm, thời gian, thành phần, mục đích cuộc họp.
- Phải nghiên cứu, chuẩn bị trước tài liệu, slide, thông tin khi cần phát biểu tham luận. Luôn luôn đem theo giấy bút hoặc các tài liệu cần thiết để trình bày.
4. Ứng xử văn hóa trong cuộc họp
- Giữ im lặng. Không ồn ào, Không đọc báo, lướt mạng, chơi games trong thời gian họp, không gây tiếng động bất thường, và điện thoại di động phải chuyển sang chế độ rung.
- Không ngắt lời người khác khi đang phát biểu hoặc thuyết trình. Phải lắng nghe hết câu rồi mới đến lượt mình phát biểu.
- Khi đặt câu hỏi nên giơ tay và chờ chủ tọa gọi để phát biểu. Tuân theo sự điều hành của chủ tọa.
- Khi đặt câu hỏi cần phải ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, và chỉ hỏi một câu. Nếu hỏi nhiều câu phải nói rõ câu 1, câu 2...
- Tham dự hội họp từ đầu đến cuối. Chỉ rời hội trường khi hội nghị chấm dứt. Không nên bỏ ra giữa chừng trong khi bất cứ một diễn giả nào đang nói chuyện.
- Và cuối cùng, hãy tiết kiệm điện bằng cách chỉ bật đủ lượng đèn chiếu sáng và máy lạnh và chú ý tắt tất cả thiết bị điện trước khi ra về. Thu dọn và trả về đúng vị trí các vật dụng, tài sản sử dụng chung của mỗi phòng họp.
Văn hóa hội họp thể hiện rõ nét văn hóa, tác phong làm việc của từng thành viên nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung. Vì vậy, để góp phần xây dựng hình ảnh, văn hóa của Công ty, chúng ta hãy cùng nhau thực hiện tốt Văn hóa hội họp để các cuộc họp luôn thật sự hiệu quả, văn minh, nơi tỏa sáng tinh thần làm việc tập thể và mang lại hưng phấn cho những người tham dự.
Võ Minh Thắng