Trong công việc thường ngày, chúng ta thường trao và nhận danh thiếp. Danh thiếp đóng vai trò như lý lịch trích ngang của một người. Bạn trao danh thiếp cho ai đó nghĩa là bạn muốn cho họ biết bạn là ai, bạn đang làm việc ở đâu và làm cách nào để họ có thể liên lạc với bạn.
Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ vai trò của danh thiếp, càng không biết rõ cách trao và nhận danh thiếp như thế nào để có thể phát huy tối đa hiệu quả của nghi thức khá quan trọng này. Cách trao và nhận danh thiếp có thỏa đáng hay không sẽ ảnh hưởng đến ấn tượng của cả đôi bên, đôi khi nó quyết định đến thành công của một cuộc gặp. Vì vậy, hiểu rõ cách trao và nhận danh thiếp như thế nào là điều cần thiết, đặc biệt trong môi trường công sở hiện nay.
Thực hiện theo kế hoạch của Công ty, ngày 21/12/2016, phòng Tổ chức - Nhân sự đã tổ chức thực hành cho người lao động trong đơn vị về nội dung trao và nhận danh thiếp.
Trước khi tham gia thực hành, Lãnh đạo đơn vị đã phổ biến lại cho người lao động về quy tắc trao và nhận danh thiếp. Theo đó, khi trao và nhận danh thiếp, chúng ta cần phải tuân thủ một số quy tắc cụ thể sau đây:
- Trước khi trao danh thiếp, người tự giới thiệu sẽ đưa danh thiếp trước. Người được giới thiệu đưa danh thiếp sau khi nhận danh thiếp của người giới thiệu.
- Đứng lên khi đưa danh thiếp. Nếu người đối diện đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ khi nhận danh thiếp.
- Giữ khoảng cách một cánh tay khi nhận danh thiếp. Nhìn và xác nhận thông tin trên danh thiếp.
- Nên hỏi nhẹ nhàng các thông tin chưa rõ trên danh thiếp.
- Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy bắt đầu với người ở vị trí cao nhất.
- Khi trao đổi danh thiếp với hai nhóm, hãy bắt đầu với người đứng đầu của cả hai nhóm.
- Sắp xếp lại danh thiếp sau khi nhận, nên ghi nhớ những thông tin trên danh thiếp của người đã gặp.
- Chú ý đưa danh thiếp bằng tay trái và nhận bằng tay phải.
- Hình thức danh thiếp: bạn nên xếp danh thiếp ngay ngắn trong hộp đựng danh thiếp và để vào cặp. Tuyệt đối không được trao danh thiếp đã cũ, nhàu nát, gãy góc, rách hoặc bẩn cho đối tác, khách hàng.
Trên cơ sở các quy tắc trao - nhận danh thiếp, buổi thực hành được mở đầu bằng việc thực hành mẫu của Lãnh đạo đơn vị, tiếp đó là các tình huống thực hành thực tế để người lao động trong phòng thực hành theo.
Trao và nhận danh thiếp chưa đúng quy tắc
Trao và nhận danh thiếp đúng quy tắc
Buổi thực hành diễn ra trong không khí của những ngày cuối năm hết sức bận rộn, nhưng chính những buổi thực hành này đã giúp anh chị em “giảm nhiệt” nhằm tiếp thêm năng lượng để tự tin cho những ngày làm việc tiếp theo.
Sau buổi thực hành, mỗi người lao động đều nhận thấy rằng việc trao và nhận danh thiếp là một việc tưởng chừng như đơn giản, nhưng thực hành cho đúng chuẩn và đem lại thiện cảm cho người khác là cả một vấn đề. Vì vậy, để đạt được hiệu quả trong giao tiếp, mỗi người lao động cần phải thực hành thường xuyên để nâng cao hiệu quả.