Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc giao dịch qua thư điện tử (email) là một trong những công cụ giao dịch cơ bản và có hiệu quả nhất đối với nhân viên văn phòng. Việc gửi và nhận email tưởng chừng như đơn giản, nhưng để việc giao tiếp qua email đạt hiệu quả cao thì không phải là điều dễ dàng, mà cần phải hiểu rõ những nguyên tắc cơ bản của nghi thức này.
Để mỗi CBCNV trong Phòng nắm bắt kỹ hơn nghi thức giao tiếp qua email, trong quý III/2016, Lãnh đạo Phòng Kế hoạch - Vật tư đã lấy nội dung này làm chủ đề thực hành Quy tắc ứng xử văn hóa cho CBCNV trong Phòng. Thực tế, khi gửi email thì một số anh chị em thường quên ghi tiêu đề, dẫn đến việc người nhận ít quan tâm đến email nhận được đề cập về nội dung gì; hoặc khi nhận email không có phản hồi cho người gửi được biết; hoặc viết nội dung của email bằng tiếng Việt không có dấu,…Với những sơ suất nhỏ như vậy, nhưng nếu không khắc phục thì sẽ ảnh hưởng đến việc giao tiếp giữa các cá nhân và đôi khi lại làm phản tác dụng của việc gửi/nhận email. Việc soạn và gửi một email tuân thủ theo các nguyên tắc ứng xử văn hóa không chỉ hữu ích cho công việc mà còn mang lại cảm giác phấn chấn, dễ chịu cho người nhận email.
Qua việc thực hành gửi/nhận email, mỗi CBCNV trong Phòng đều nắm rõ những nguyên tắc của nghi thức giao tiếp này, nhờ vậy đã góp phần nâng cao hiệu quả công việc, hiệu quả trong giao tiếp, tạo nên thói quen khi giải quyết công việc qua email. Đây cũng chính là một trong những mục tiêu về thực thi văn hóa doanh nghiệp của Công ty nói chung và của Phòng Kế hoạch - Vật tư nói riêng./.
Đoàn Thị Kiều Thu