1. Xu hướng chuyển đổi số
Quá trình áp dụng chuyển đổi số sẽ có sự khác biệt ở từng lĩnh vực khác nhau, chuyển đổi số có nhiều bước, nhưng thường được bắt đầu bằng việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp sang “Văn hóa số”. Việc thay đổi văn hóa đồng nghĩa với việc thay đổi về quan điểm, định hướng, tư duy của toàn bộ doanh nghiệp và phải được thực hiện từ cấp lãnh đạo cao nhất trở xuống. Hiện nay, chuyển đổi số không còn là xu hướng nữa, mà đã được coi là việc “bắt buộc” đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp nếu muốn tồn tại và phát triển.
Những lợi ích dễ nhận biết nhất của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp đó là cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời, tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên... những điều này giúp tăng hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao.
“Chuyển đổi số” dễ bị nhầm lẫn với khái niệm “Số hóa”. “Số hóa” là quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số (chẳng hạn như chuyển từ tài liệu dạng giấy sang các file mềm trên máy tính...); trong khi đó, “Chuyển đổi số” bao gồm cả việc khai thác các dữ liệu có được từ quá trình số hóa, rồi áp dụng các công nghệ để phân tích, biến đổi các dữ liệu đó và tạo ra các giá trị mới hơn.
“Số hóa” là một phần của quá trình “Chuyển đổi số” và là bước đầu tiên trong cả quá trình chuyển đổi số. Tổ chức muốn chuyển đổi số thành công bắt buộc phải số hóa các tài liệu.
2. Chuyển đổi số trong lưu trữ
Công nghệ số với rất nhiều ưu điểm đã giúp cho công tác số hóa lưu trữ trở thành một xu thế tất yếu, như ưu điểm về mở rộng quy mô lưu trữ, trước đây chúng ta lưu trữ tốn nhiều diện tích thì nay chuyển đổi số sẽ tốn rất ít diện tích.
Nhân bản số hóa rất nhanh gọn, tiện lợi, việc phổ biến khai thác các tài liệu cũng thuận lợi vô cùng, chất lượng tài liệu bền qua thời gian. Tài liệu bản giấy qua thời gian, hình ảnh bị phai mờ, mốc, mối ăn, khi lưu trữ kĩ thuật số sẽ xử lý triệt để các vấn đề trên.
Giải pháp tối ưu trước hết là phải đảm bảo tài liệu được lưu trữ và quản lý tập trung một cách khoa học trên hệ thống phần mềm, tạo cơ hội xây dựng kho giữ liệu nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận sử dụng giữ liệu, đồng thời giảm rủi ro cho tài liệu. Đặc biệt, hệ thống phải có chế độ bảo mật chặt chẽ cho phép cấp quyền truy cập đến từng người sử dụng và lưu lịch sử mỗi phiên làm việc để thuận tiện cho công tác quản lý và truy vết sau này.
Việc rất quan trọng cần làm là xây dựng hệ thống kiểm soát phân quyền khai thác giữ liệu, đảm bảo việc truy cập vào kho giữ liệu tuân thủ các quy định của các đơn vị có thẩm quyền, đảm bảo an toàn giữ liệu.
Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm lưu trữ điện tử cần có khả năng tích hợp với công nghệ ứng dụng IoT, dữ liệu lớn Big Data, trong việc giải quyết các bài toán nghiệp vụ quản lý kho tài liệu, từ đó dễ dàng phát triển các công cụ giúp chia sẽ, cung cấp nội dung tài liệu tới các đơn vị sử dụng./.